Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.
В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.
Структура и содержание трудовой книжки
Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.
Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.
Как хранятся трудовые книжки и бланки для них
Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:
- Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
- Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
- Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.
Оформление и выдача документа
В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.
Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).
Порядок учета трудовых книжек
Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши - это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными. Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.
Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.
Зачем оформлять трудовую книжку
Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:
- Прием на конкретную должность.
- Перевод в другой отдел.
- Повышение или понижение.
- Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
- Награды и поощрения.
- Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
- Увольнение.
Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.
Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.
Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.
Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.
Оформление трудовой книжки: правила и сроки
Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:
- Удостоверение личности (паспорт).
- Свидетельство об образовании или диплом.
- Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
- Военный билет (для военнообязанных граждан).
- Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).
Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.
Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.
В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.
Копии трудовых книжек
Если документ был утерян или испорчен, работник может потребовать от работодателя выдачи нового.
Чтобы это сделать, ему следует написать заявление на оформление трудовой книжки. В нем указывают причину отсутствия документа. Следует отметить, что такое же заявление служит основанием для выдачи трудовой на первом месте работы человека.
Основания для записей
Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке.
Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.
Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.
Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:
- Принят на работу.
- Переведен на другую должность.
- Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
- Награжден, поощрен.
- Уволен.
То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.
Грамматические нюансы
Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.
То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.
Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.
Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе
Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки).
Чтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:
- Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
- Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.
Если работник сменил фамилию или получил новую профессию, это значит, что информация, указанная на титульном листе трудовой, должна быть изменена. Это выполняют методом зачеркивания (первый способ). Параллельно на внутренней стороне обложки записывают название и номер документа, ставшего основанием для изменений, ставят подпись человека, внесшего данные, и печать компании.
Если оформление трудовой книжки при приеме на работу сопровождается обнаружением ошибок в ведении документа, допущенных на предыдущем предприятии, их коррекция возможна сотрудником компании, которая принимает работника в свой штат. Эта процедура выглядит следующим образом:
- Делают новую запись и присваивают ей следующий по порядку номер.
- Указывают дату, когда выполняется исправление.
- Пишут фразу «запись № считать недействительной».
- Вносят правильную информацию.
- Приводят номер приказа, который послужил основанием для неверной записи.
Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников
Оформление трудовой книжки директора - обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение. Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена. В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.
Выдача трудовой книжки после увольнения работника
Когда работника по той или иной причине увольняют с предприятия, ему возвращают его документ. Оформление трудовой книжки (образец предложен ниже) при увольнении сотрудника подразумевает внесение записи, содержащей причину ухода, а также номер соответствующего приказа.
Формулируя причину, работодатель должен использовать примеры, приведенные в ТК (по собственному желанию, по согласию сторон, при ликвидации предприятия). Наиболее частой причиной становится увольнение по собственному желанию, оформление трудовой книжки в таком случае регулируется стандартными требованиями.
Документ работнику выдают в течение трех дней после окончания его последнего трудового дня. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. Если человек дал письменное согласие, трудовая книжка может быть выслана ему по почте. Такой же порядок соблюдают, если работник умер, и документ должен быть передан его родственникам.
В ситуациях, когда документ не забирают, предприятие сохраняет его на протяжении двух лет (в отделе кадров, но не вместе с другими книжками). Затем его на 50 лет передают в архив, после чего уничтожают.
Если работодатель - индивидуальный предприниматель
С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.
Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.
Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.
Записи в трудовую книжку (образец)
Трудовая книжка - это документ, в котором отражается вся трудовая биография работника. Несмотря на давние разговоры о ее отмене, пока этого не произошло.
Никакой документ и даже имеющаяся в Пенсионном фонде информация о периоде работы и произведенных за это время отчислениях не могут полноценно заменить запись, содержащуюся в трудовой книжке.
Чем регулируются вопросы трудовых книжек
О трудовых книжках, правилах их ведения и заполнения говорят нормативные акты.
Главные нормы об этом содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ , часть 4 которой говорит о том, что в этот документ заносится следующая информация о работнике и его труде:
- о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
- о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
- об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
- о награждениях и поощрениях за успехи в работе.
Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).
Общие правила внесения записи в трудовую книжку
Занесение информации в трудовые книжки строго регламентировано Правилами и Инструкцией .
Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.
Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:
- даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: "21.11.2016";
- все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
- любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" и т.д.);
- записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
- зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».
Титульный лист трудовой книжки
Первая страница трудовой, или титульный лист, содержит информацию о владельце документа. Заполняется она только на основании личных документов работника (паспорта, удостоверения, диплома, свидетельства и пр.).
Неверное заполнение титульного листа грозит работнику большими проблемами в будущем (вплоть до обращения в суд за установлением факта принадлежности документа), поэтому тут необходимо проявить предельное внимание.
Вопросам записей на титульном листе посвящены пункт 9 Правил и раздел 2 Инструкции .
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Традиционно это самый используемый раздел, ведь именно сюда вносится важная информация о трудовом стаже.
Первая запись в трудовой книжке - это практически всегда внесение наименования работодателя. Оно осуществляется таким образом: в графе 3 заголовком указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации; порядковый номер не ставится (п. 3.1 Инструкции).
Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.
В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.
Образцы формулировок записей в трудовую книжку
Статья рассказывает, как корректно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, какие требования нужно учитывать.
Порядок оформления на работу образец указывается в Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилах ведения трудовых книжек.
7 основных правил внесения записей следующие.
- Не затягивать с заполнением. Сведения заполняются не позднее со дня принятия приказа директором компании.
- Дублировать информацию из текстов распоряжений и приказов.
- Использовать арабские цифры.
- Не сокращать информацию.
- Записывать данные на русском языке.
- Вносить данные на другом языке вслед за русскими записями, если используется другой язык.
- Знакомить специалиста с каждой записью под роспись. Запись об ознакомлении делается в личной карточке.
Записывается информация, когда специалист принимается на срок более пяти дней.
Как правильно вносить информацию
Кадровик делает запись в трудовую книжку о приеме на работу в определенной последовательности.
Таблица указывает, как корректно записать данные при приеме нового сотрудника.
Должность нельзя писать в свободной форме. Каждая организация имеет штатное расписание. Согласно этому документу и нужно указывать должность.
Важно! Бланк заполняется согласно квалификационным справочникам, если именно благодаря своей должности человек получает право на льготы. Например, дается льготная пенсия, денежные выплаты.
Если кадровик ошибется и сделает неправильную запись, у человека возникнут проблемы при назначении пенсии. Специалисты пенсионного отделения откажутся включать работу в льготный стаж.
Один справочник должностей утвержден Минтрудом. Постановление № 37 датировано августом 1998 года. Второй справочник был утвержден в 1985 году. Госкомтруд и Секретариат ВЦСПС совместно приняли постановление №31/3-30.
Нюансы указания должностей
Когда делается запись в трудовой книжке о приеме сотрудника на работу, возникает вопрос, как корректно написать – принят или назначен. Эти слова не являются синонимами: назначить на должность можно директора или руководителя филиала, а остальные работники просто принимаются на должность. В ООО случаи назначения прописываются в учредительных документах.
Данные об оформлении на работу в трудовой книжке отличаются для мужчин и женщин. Отличается форма глагола: для мужчин пишут «Принят», для женщин – «Принята».
Важно! Пишутся должность и дата трудоустройства в образец заполнения трудовой книжки при приеме специалиста на работу. Неправильно указывать иные условия – срок договора, наличие испытательного срока.
Когда фирма имеет длинное название, то написание займет много времени. Есть способ, как ускорить внесение записи в трудовой книжке. Если заказать штамп с наименованием, то писать длинные названия не придется. В 2020 году запись с названием компании или штамп должны полностью поместиться в третьей графе. Ошибкой будет, если штамп захватывает соседние графы.
Как действовать, если принят сотрудник с бланком старого образца
Можно сделать запись о приеме в старый бланк, поскольку он сохраняет юридическую силу. Используется старый бланк, если он выдавался с 1975 по 2004 год. Когда бланк заведен до 2004 года, данные вносятся при наличии свободного места. Если в 2020 году банк заканчивается, то выдается вкладыш. Далее информация указывается в нем.
Распространенные ошибки
На 2020 год четко регламентируется порядок оформления бланков, но иногда допускаются ошибки.
7 основных ошибок оформления.
- Не указывается, где учился или служил человек до поступления на работу.
- Есть разница, когда человек начинает деятельность впервые или просто продолжаются записи. Получение трудовой книжки – важный момент. Кадровик пишет сведения об обучении или прохождении военной службы. Как основания используются диплом и военный билет.
- Указывается, что человек ранее не работал. В 2020 году Инструкция осталась прежней – лишняя информация не пишется.
- Некорректно вносится название работодателя.
- В произвольной форме вносить данные запрещено. Образец записи отражает название из учредительных документов. Образец записи включает полное название и сокращенное. Правильно внести сокращенное название в скобках рядом с полным наименованием. Когда человек принят на работу к частному предпринимателю, вписываются ФИО нанимателя.
- Ставится цифра 0 перед порядковым номером.В 2020 году, как и ранее, ставится нумерация 1, 2, и так далее. Цифры 01, 02 являются некорректными.
- Ошибочно вносится дата приема на работу. Следует указывать именно первый рабочий день, а не день заполнения трудовой книжки.
Когда заполняется трудовая книжка, даты первой записи и дата заполнения титульного листа могут отличаться. Титульный лист нужно оформить не позднее недели после первого трудоустройства. Первая информация пишется, когда специалист первый день вышел на работу.
Перед тем как оформить нового специалиста, нужно проверить, подлинный ли бланк. Данные не вносятся, если обнаружится подделка.
Как исправить ошибки
Не всегда получается оформить документ правильно, поэтому приходится исправлять ошибки.
Пример. Специалист кадровой службы решал в компании «Торгтехника вопросы», как сделать запись сотрудникам. Некорректно указал фамилию на титульном листе. Придется вносить поправки. Делается исправление: ошибочная запись зачеркивается, и рядом корректно пишется фамилия принятого специалиста. Далее заполняется обратная сторона обложки. Пишутся причины исправления и реквизиты основания.
Нельзя использовать замазку для исправления, если не удалось решить, как заполнить документ. Нужно соблюдать правила внесения изменений.
Ошибки в годе рождения также нужно исправлять. Неправильная дата зачеркивается одной чертой. Рядом пишется правильный год. Затем ответственный работник кадровой службы заверяет информацию своей подписью и печатью.
По-другому корректируются записи о трудовой деятельности. Вместо зачеркиваний делается уточнение. Уточняющая надпись вносится следующей строкой. Пишется, что информация недействительна, и затем делается верная запись. Реквизиты основания ставятся в четвертом столбце.
Когда ошибку допустили по прежнему месту работы, там и должны сделать исправления. Самостоятельно нельзя ничего исправлять.
Вопросы по оформлению
Несмотря на то, что порядок строго регламентирован, на практике все равно возникают вопросы. Ответы на вопросы по кадровому делопроизводству представлены в таблице.
| Проблема | Решение |
| На прежнем месте работы человеку поставили размашистую печать при увольнении. Печать заняла соседние строки. Можно ли вносить информацию о трудоустройстве поверх печати? | На оттиске печати писать нельзя. Место для внесения данных – соседние графы. Когда бланк заканчивается, оформляется вкладыш. |
| Ошибочно указан номер приказа в трудовой книжке. Можно ли зачеркнуть ошибочные данные? | Зачеркивать нельзя. Запись признается недействительной, рядом вносится верный номер приказа. |
| Новый специалист сообщил, что потерял документ о трудоустройстве. Принес справки и просит выдать дубликат. Можно ли выполнить просьбу? | Дубликат выдавать нельзя. Ситуация не входит в перечень оснований для выдачи дубликата, поэтому выдается новый бланк. Продублировать бланк вправе только бывший работодатель. |
| Как внести данные о работе частному предпринимателю? | Человек работает сам на себя. Трудовая книжка отражается только работу по договору. По этой причине запись не вносится. |
Резюме
- Когда устраивается новый сотрудник, нужно сделать запись.
- Должность указывается согласно квалификационным справочникам.
- Название фирмы вписывается из учредительных документов. Для ускорения кадровой работы можно использовать штамп с названием компании.
- Инструкция указывает, как правильно сделать запись в трудовой книжке.
- Ошибочные записи зачеркивать нельзя. Информация признается недействительной, и ниже пишется правильный вариант.
Ей отведены следующие функции:
она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу
Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.
Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.
С какого возраста можно устроиться на работу?
В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.
Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.
Как получить бланк книжки?
Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.
Где закреплены правила оформления трудовой?
О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:
Какие документы нужны для оформления бланка?
Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:
Паспорт или свидетельство о рождении;
Диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.
Эти данные указываются на титульном листе документа.
Как оформить трудовую книжку впервые образец
Как должен оформляться бланк?
Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.
Какая информация указывается на титульном листе?
На титульном листе указывается следующая информация:
Дата рождения;
Образование;
Специальность;
Дата заполнения.
Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.
В каком порядке вносятся записи о работе в документ?
Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй - дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в . В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.
Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.
Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.
Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.
Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.
Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.
Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.
Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:
- Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
- Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц - ставятся две цифры, и год - проставляются четыре цифры.
- На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
- Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
- Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
- В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
- Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
- Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
- В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
- Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.
На основании каких документов вносится запись о приеме на работу
Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает . Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.
Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним .
При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.
Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.
Внимание! Другие документы, например, нельзя рассматривать в качестве основания для внесения записи в трудовую.
В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку
Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.
Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.
Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании . В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.
В какой момент вносится запись в трудовую книжку
ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.
Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.
С другой стороны, если запись все же была сделана - то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2019 образец
Запись о приеме на работу директора ООО образец
При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.
Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска») | |||||
| 10 | 18 | 07 | 2019 | Принят на должность генерального директора. | Приказ №1-К от 18.07.2019 |
Вам будет интересно:
Необоснованный отказ в приеме на работу: определение и виды, кому отказать нельзя, ответственность
Запись о приеме на основную работу
Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.
На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.) | |||||
| 6 | 18 | 07 | 2019 | Принят на работу на должность охранника | Трудовой договор №6 от 18.07.2019 |
Прием на работу в порядке перевода образец
Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.
Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница») | |||||
| 3 | 18 | 07 | 2019 | Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция» | Приказ № 19-К от 18.07.2019 |
При оформлении сотрудника по совместительству
Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.
Прием сотрудника на время отпуска
Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.
Ответственность за неправильное заполнение книжки
Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.
Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:
- Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
- Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
- Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.