Документация -- способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами -- начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.
Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией, и т. п.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать .
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
- по назначению;
- по содержанию хозяйственных операций;
- по порядку составления;
- по способу отражения;
- по числу учитываемых операций;
- по месту составления;
- по способу заполнения;
- по основанию носителя.
По назначению:
— распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.
— исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.
— документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.
— комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.
— материальные документы отражают движение товарно-материальных ценностей.
— расчетные документы по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам.
— денежные документы по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами.
По порядку составления:
— первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.
— сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.
По способу отражения:
— разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
— накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций.
Классификация документов в бухгалтерском учете
К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.
По числу учитываемых операций:
— односторонние документы содержат одну учетную позицию.
— многосторонние содержат две и более учетных позиций.
По месту составления:
— внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
— внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По способу заполнения:
— документы , составленные ручным путем, заполняются вручную.
— документы , выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
По основанию носителя: бумажный и машинный.
Нормативное регулирование бухгалтерского учета:
1 уровень. Законы РФ и указы Президента РФ (налоговый кодекс; ФЗ №402; положение по введению бухгалтерского учета «бухгалтерской отчетности ‘98»).
2 уровень. Система национальных бухгалтерских стандартов – положений по бухгалтерскому учету (24 стандарта).
3 уровень. Методические указания с учетом отраслевой специфики + план счетов бухгалтерского учета.
4 уровень. Внутренние рабочие документы предприятия (распорядительные документы).
Учетная политика предприятия – приказ, распоряжения руководителя, разрабатывается для целей бухгалтерского учета, налогового учета.
Похожая информация:
Поиск на сайте:
Классификация первичных учетных документов
Классификацию первичных учетных документов можно представить в виде схемы. Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 — 19). — М.: Бухгалтерский учет, 2005.С. 45.
По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.
Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.
Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.
Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:
Документы по учету ОС и НМА;
Документы по учету сырья и материалов;
Документы по учету кассовых операции;
Документы по учету банковских операции;
Документы по учету НДС;
Документы по расчетам с подотчетными лицами;
Документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.
Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).
Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.
Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.
По способу использования документы подразделяются на разовые и накопительные.
В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.
Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. — М.: Вузовский учебник, 2004.С. 32
По месту составления документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.
По количеству учетных позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).
Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды
Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. — М.: Финансы и статистика, 2004. С. 17.
По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.
Первичные документы бухгалтерского учета: виды, классификация, требования
8.2. Классификация первичных учетных документов
В бухгалтерском учете применяется большое количество разнообразных документов.
Чтобы рационально их использовать, они классифицируются по следующим признакам:
по назначению:
распорядительные, дающие разрешение или право на осуществление хозяйственной операции, например приказ руководителя, наряды, заказы;
исполнительные, удостоверяющие фактическое совершение хозяйственной операции, например акты, приходный ордер;
бухгалтерского оформления, которые составляются и подписываются одним бухгалтером и одновременно являются и распорядительными и исполнительными документами, например расчет фактической суммы амортизации основных средств и нематериальных активов за истекший месяц, расчет распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;
комбинированные, содержащие признаки распоряжения и исполнения хозяйственной операции, например наряд на сдельную работу, в котором содержится задание и фактическое выполнение работы, или требование на отпуск материалов, в котором есть такие признаки как «затребовал», «разрешил», «отпустил» и «получил»;
по характеру (содержанию) хозяйственных процессов (операций), отражаемых в документах:
денежные, например кассовые приходные и расходные ордера, денежные чеки;
материальные, например накладные, материальные приходные и расходные ордера;
расчетные, например платежные требования, платежные поручения;
по охвату хозяйственных операций:
единичные, составляемые на одну хозяйственную операцию, например расходный кассовый ордер;
сводные, отражающие несколько разнородных хозяйственных операций, например авансовый отчет о расходах: на выполнение задания, на проезд в транспорте, за проживание в гостинице и суточные;
по способу использования:
разовые, например расходный кассовый ордер;
накопительные, включающие несколько однородных хозяйственных операций, например лимитно-заборная карта;
по месту составления:
внутренние, оформляемые внутри данной организации, например кассовые ордера, наряды;
внешние, поступающие от других организаций, например счета-фактуры поставщиков, платежные требования;
по степени типизации:
Стандартные (унифицированные) для отражения однородных хозяйственных операций в разных организациях, например кассовые и банковские документы;
специализированные для отдельных отраслей народного хозяйства, например в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока;
нестандартные, например документы бухгалтерского оформления.
Унификация документов, в том числе и специализированных, дает экономию живого и овеществленного труда, в частности при разработке типовых проектов автоматизации учета, централизованном изготовлении бланков таких документов, подготовке и повышении квалификации бухгалтерских кадров.
В аналогичной учебной литературе рекомендуются еще и другие классификационные признаки деления документов, которые либо повторяют вышеприведенные, либо имеют меньшую практическую значимость. Например, предлагаются: по количеству учитываемых позиций (однострочные и многострочные), по способу заполнения документов (ручным или с применением вычислительной техники), по авторской принадлежности (личные и служебные), по подлинности (первичности) отражения хозяйственной операции (оригинал и копия), по внешнему виду как носителя учетной информации (бумажные и машинные), по срокам хранения (текущие и постоянные) и др.
Рис. 8.1. Классификация первичных учетных документов
Бухгалтерские документы как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах. Так, например, имеются следующие коды: - 5001 - выдача денежных средств из кассы на заработную плату; - 5002 - выдача, денежных средств из кассы под отчет; - 5003 - выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчету; В нашем примере при кодировании хозяйственных операций использован принцип, когда две первые цифры кода обозначают счет бухгалтерского учета, на котором были учтены передаваемые активы, а две другие цифры - непосредственно код операции по данному балансовому счету. Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке информации. Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в делеунификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЕС ЭВМ. Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т.д. (Табл.1) В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам. Это движение принято называть документооборотом.Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР от 29 июля 1983г. № 105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)».
В стандарте «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ 16.487-83», утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983г. № 5231, записано, что документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Это определение без изменений было повторено и в одноименном российском стандарте ГОСТ Р 51141-98 .
Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в составе принятой на текущий год учетной политики. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 2.1.11.96г. N!!129-ФЗ определено требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Главные бухгалтеры устанавливают графики представления всех необходимых документов, которые утверждают руководители организации. Выписки из графика о сроках представления в бухгалтерию документов вручаются всем должностным и материально-ответственным лицам.
Бухгалтерские документы классифицируются: - по назначению; - порядку составления; - содержанию хозяйственных операций; - способу отражения хозяйственных операций; - месту составления; - способу заполнения. По назначению документы делятся на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные документы - те, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение денег и др.). Исполнительные (оправдательные) - те, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.). Бухгалтерского оформления - это документы, созданные в бухгалтерии организации для подготовки учетных записей (бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные, группировочные и др.). Комбинированные - документы, которые одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержат сведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.). По порядку составления документы бывают первичные и сводные.
Первичные - составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения (табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.).
Сводные - составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.). По содержанию хозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные. Денежные документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).
Материальные документы отражают наличие и движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.). Расчетные документы отражают расчеты организации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).
По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы предназначены для отражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные, наряды, кассовые ордера и др.). Накопительные документы составляются в течение определенного периода времени путем накапливания однородных повторяющихся записей (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.). По месту составления документы бывают внешние и внутренние.
Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, tobapho-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.). Внутренние документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера). По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств. Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в организации организационную структуру аппарата управления и схему распределения обязанностей между структурными подразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления. Соблюдение сроков сдачи документов имеет особенно важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано с равномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм. Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.
Первичные документы должны не только своевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимо от правильной и рациональной организации первичного учета, качественного составления документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том числе четкое заполнение в первичных документах установленных шифров, имеющих принципиальное значение при механизации учетных операций в централизованных бухгалтериях. Бухгалтерские документы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или их заместителями).
В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства организации подписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями. Все банковские операции проводятся через бюджетные (текущие) счета тех организаций, при которых созданы централизованные бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета. Централизация учета исполнения смет расходов потребовала совершенствования учета. Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволило отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Отпала необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей. Централизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой. Практика убеждает, что внедрение автоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронной вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. К сожалению, в большинстве случаев информация об основной и финансовой деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще. В числе главных причин можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также неудовлетворительное их состояние, сбор, обработка и хранение. Эти причины порождают противоречие между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющей тенденцию к снижению. Исходные данные о материальных ценностях, выработке, использовании машин и оборудования в большинстве случаев заносятся в первичные документы вручную. В оперативном управлении деятельностью организаций процесс обработки информации начинается с совершения хозяйственных операций, их кодирования и фиксации в первичных документах. Несовершенство этих действий неизбежно ведет к нерациональному использованию ЭВМ за счет увеличения объема работ.
Хранение документов.
Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со статьей17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги». На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского. В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела). Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами: 1.Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ); 2.Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила); 3.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень); 4.Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он «предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)» (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях. Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов. Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации « обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов» . В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода «должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером» (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации. Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива. В соответствии с пунктом 6.4. Положения «Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены». Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Глава II.Практическая часть.
Задача №1 построена на условном примере ЗАО «Электроника» (основной вид деятельности: производство и реализация бытовой электротехники). Организация осуществляет учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности объединений, предприятий, организаций и инструкцией по его применению, утвержденному Министерством финансов РФ от 31.10.2000 г. № 94 н, законодательной и нормативной базой, регламентирующей ведение бухгалтерского учета в Российской Федерации. Отчисления и налоги необходимо рассчитывать по действующим ставкам на текущий период: единый социальный налог (ЕСН) – 26%, налог на доходы физических лиц – 13%, налог на добавленную стоимость (НДС) – 18%. В случае изменения ставок налогов сделать корректировку.
Таблица 1.
Выписка из плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций
| №№ счетов, субсчетов | Наименование счетов, субсчетов |
| 01 | Основные средства |
| 02 | Амортизация основных средств |
| 04 | Нематериальные активы |
| 08 | Вложения во внеоборотные активы |
| 10 | Материалы. Субсчета: 1. Сырье и материалы 2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали 6. Прочие материалы 7. Инвентарь и хозяйственные принадлежности |
| 19 | Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям |
| 20 | Основное производство |
| 23 | Вспомогательное производство |
| 25 | Общепроизводственные расходы |
| 26 | Общехозяйственные расходы |
| 29 | Обслуживание производства и хозяйства |
| 40 | Выпуск продукции (работ, услуг) |
| 43 | Готовая продукция |
| 44 | Расходы на продажу |
| 46 | Реализация продукции |
| 47 | Реализация и прочее выбытие основных средств |
| 50 | Касса |
| 51 | Расчетные счета |
| 58 | Финансовые вложения |
| 60 | Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
| 62 | Расчеты с покупателями и заказчиками |
| 66 | Расчеты по краткосрочным кредитам и займам |
| 67 | Расчеты по долгосрочным кредитам и займам |
| 68 | Расчеты по налогам и сборам |
| 69 | Расчеты по социальному страхованию и обеспечению. Субсчета: 1 . Расчеты по социальному страхованию 2. Расчеты по пенсионному обеспечению 3 . Расчеты по обязательному медицинскому страхованию |
| 70 | Расчеты с персоналом по оплате труда |
| 71 | Расчеты с подотчетными лицами |
| 76 | Расчеты с разными дебиторами и кредиторами |
| 80 | Уставный капитал |
| 81 | Собственные акции (доли) |
| 82 | Резервный капитал |
| 84 | Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) |
| 90 | Продажи. Субсчета: 1. Выручка 2. Себестоимость продаж 3 . Налог на добавленную стоимость 9. Прибыль (убыток) от продаж |
| 91 | Прочие доходы и расходы. Субсчета: 1 . Прочие доходы 2. Прочие расходы 9. Сальдо прочих доходов и расходов |
| 94 | Недостачи и потери от порчи ценностей |
| 96 | Резервы предстоящих расходов |
| 97 | Расходы будущих периодов |
| 99 | Прибыли и убытки |
В практической части курсовой работы необходимо решить следующие задачи:
1. Открыть счета синтетического учета и записать в них суммы начальных остатков на 01 июня. Перечень счетов и остатки по ним даны в табл. 10 и 13. В дополнение к счетам в данных таблицах открыть счета: 90 «Продажи», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие недостающие счета.
2. Открыть аналитические счета отчетного периода к счету 20 «Основное производство», записать начальные остатки, операции за отчетный период и определить остатки на конец отчетного периода по каждому объекту производства (строительства). То же по счету 62 «Расчеты с покупателями», по счету 10 «Материалы», субсчет 1 «Сырье и материалы» и по счету 90 «Продажи».
3. Открыть журнал регистрации хозяйственных операций.
4. Составить оборотную ведомость по счетам синтетического учета. Подсчитать итоги остатков и обороты за июнь. В результате должно получиться равенство 3-х пар итогов:
1-я пара итогов - остатки на начало месяца;
2-я пара итогов - обороты за отчетный период (Дебет = Кредиту);
3-я пара итогов - остатки на конец отчетного периода. Отсутствие равенства указывает на ошибку в записях или на пропущенную запись. Произвести контрольную сверку оборотов в оборотной ведомости и регистрационном журнале.
5. Составить бухгалтерский баланс (форма №1 по ОКУД, см. прил.3) на начало и конец отчетного периода, используя данные оборотно-сальдовой ведомости (табл. 4) и журнала хозяйственных операций (табл. 3).
6. Рекомендуется выполнить практическую задачу (расчеты 1-5 настоящего условия) с использованием автоматизированных систем ведения бухгалтерского учета, например «1 С бухгалтерии» или других, доступных пользователю бухгалтерских программ.
7. Составить в процессе решения задач расчеты.
Заданием предусматривается отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций производственного предприятия ЗАО «Электроника». Учет материалов ведется по фактической себестоимости на синтетическом счете 10 «Материалы», к которому открывается два аналитических счета: 1-й - «Сырье и материалы»; 2-й - «Транспортно-заготовительные расходы». Готовая продукция учитывается на счете 43 «Готовая продукция» по фактической себестоимости (в течение текущего месяца – по плановой (нормативной) себестоимости). Объем реализации продукции для целей налогообложения определяют по моменту ее оплаты покупателем. Оплата реализованной готовой продукции по продажным ценам отражается на счете 90 «Продажи». На этом же счете определяют финансовый результат от реализации готовой продукции в целом и по ее видам.
Первичное наблюдение, документирование и документация играют большую роль в управлении деятельностью предприятием, а именно:
Дают представление о фактическом состоянии хозяйственных средств и их изменения в процессе кругооборота средств,
Обеспечивают прозрачность в работе предприятия и контроль за наличием движения имущества и денежных средств;
Является юридическим (правовым) свидетельством хозяйственных операций, которые осуществляются;
Является важным источником контроля для внешних и внутренних пользователей при проведении ревизии, аудита, анализа хозяйственной деятельности.
Первичные документы должны быть составлены на бумажных или машинных носителях (электронных) носителях. Соответственно этому существуют и требования к содержанию и оформлению документов. Порядок создания первичных документов, записей в регистрах бухгалтерского учета и хранения документов, реестров и отчетов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.
Полнота и достоверность показателей учета в значительной мере зависят от качества оформленных документов. Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты. Термин "реквизиты" происходит от латинского, что означает "нужное, необходимое". Такими реквизитами для любого первичного бухгалтерского документа являются:
· наименование и код формы документа;
· дата и место составления;
· название предприятия, от имени которого составлен документ;
· должности, фамилии и подпись лиц или другой знак, позволяющий идентифицировать лицо, несет ответственность за предоставление разрешения на проведение хозяйственной операции, за проведение хозяйственной операции, за составление первичного документа.
В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты:
· идентификационный код предприятия или лица;
· номер документа;
· основание для осуществления операции;
· данные о документ, удостоверяющий личность;
· другие дополнительные реквизиты.
Главной составляющей документов является информация. Информация может бать недокументальной – незакреплённой, и документальной – закреплённой на соответствующем носителе (бумаге, магнитной ленте, дискете, лазерном диске), который предназначен для её хранения и передачи в пространстве и времени.
Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, называют материальным носителем или носителем информации.
Если в первичном документе отсутствует какой-либо обязательный реквизит, такой документ является недоказательным и не может быть основанием для отражения такой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
К оформлению первичных бухгалтерских документов предъявляют следующие требования :
1) первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, непосредственно после ее окончания;
2) документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Государственным комитетом статистики Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими Министерствами и ведомствами, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм;
3) в случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами;
4) записи в первичных документах делают в темном цвете чернилами, шариковой ручкой, печатными средствами или принтером, которые обеспечивают хранение этих записей в течение установленного срока хранения документа и предотвращают несанкционированное исправление;
5) свободные строки в первичных документах прочерчивается;
6) в денежных документах суммы проставляют цифрами и прописью. Первое слово суммы записывают с краю и с большой буквы;
7) каждый первичный документ должен содержать данные о должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за его оформление;
8) руководитель предприятия приказом или распоряжением утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с выпуском товарно-материальных ценностей, имущества, выдачей денежных средств и документов. Круг таких лиц, как правило, ограничен;
9) запрещается принимать к исполнению документы на хозяйственные операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку учета средств и материальных ценностей, наносят ущерб государству, собственникам и иным юридическим и физическим лицам;
10) при составлении первичных документов за текущий период могут быть допущены ошибки, которые исправляют корректурным способом, то есть неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть заверено надписью "исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления. В документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются. Ошибки в документах за предыдущий отчетный период исправляют методом "красное сторно";
11) предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока, который регулируется специальным перечнем;
12) в случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. их печатают по образцам типовых или специализированных форм с обязательным печатанием номера;
13) ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы;
14) первичные документы могут быть изъяты у предприятия только по постановлению уполномоченных государственных органов в соответствии с действующим законодательством Украины, а именно органов дознания, органов предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой службы Украины и контрольно-ревизионной службы Украины. С разрешения и в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие, должностные лица предприятия могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.
Большое значение в изложении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых образцов документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от вида деятельности и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов и удостоверений на командировку, товарно-транспортных накладных, расчетно-платежных ведомостей, налоговых накладных и других документов. Унификация документов обеспечивает широту использования, возможность широкого обработки на компьютерах, массовое тиражирование бланков, что удешевляет их стоимость.
Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовление.
Классификация бухгалтерских документов
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражается в их классификации, делении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту составления, по назначению, по порядку составления, по способу использования, по содержанию.
По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются (выписываются) на предприятии и тут же используются (авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные кассовые ордера и тому подобное).
Внешние документы составляются на стороне, полученных от других предприятий и организаций. При поступлении обязательно регистрируются, оформляются, как правило, на бланках унифицированных форм (счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения и тому подобное).
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными являются документы, которые содержат распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции (приказы о приеме на работу и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей). Распорядительные документы не подтверждают факт осуществления операций, потому не могут бать основанием для учётных записей.
Исполнительными являются документы, где подтверждается факт осуществления хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, которое подало документ (авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и другие).
Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии. Самостоятельного значения такие документы не имеют, но необходимы в учетном процессе. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения затрат, отчетные калькуляции) и другие.
Комбинированные документы совмещают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся авансовые отчеты, требования, наряды, расходные кассовые ордера и другие. Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение распорядителя денежных средств о выдаче наличных и подтверждение о их фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя денег.
По порядку составления документы разделяют на первичные и сводные.
Первичные документы составляют в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после её осуществления (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и другие).
Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовые увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и другие).
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и другие).
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц). Такие документы используют многократно (табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и другие). В отличие от разовых накопительные документы используются с целью учета после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей.
Денежными документами оформляются операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и другие.
Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и другие).
Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карта и другие).
По количеству позиций , то есть по количеству строк документы делятся на однострочные (однопозиционные) и многострочные (многопозиционные).
По способу составления документы делятся на документы, составленные вручную, и документы, которые составляются с помощью компьютеров.
Из общей характеристики документов видно, что каждый документ относится одновременно к разным классификационным группам. Так, например, акт приема-передачи основных средств является материальным документом и вместе с тем исполнительным, первичным, разовым и внутренним; счет-фактура поставщика - исполнительным, одноразовым, внешним; расходный кассовый ордер - комбинированный, первичным, разовым и внутренним и другие.
Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их содержание, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.
Бухгалтерские документы являются носителями как экономической, так и юридически значимой информации. Они имеют значение не только для хозяйственной деятельности экономического субъекта, но могут содержать искаженную информацию, отраженную в них в результате совершения противоправных действий.
В связи с тем что бухгалтерские документы являются основой построения всей системы бухгалтерского учета, они выступают основными объектами судебно-бухгалтерской экспертизы и в соответствии с нормами уголовно-процессуального законодательства относятся к источникам доказательств (п. 6 ч. 2 ст. 74 УПК РФ).
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции, являющееся средством ее юридического оформления.
Документирование хозяйственных операций является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета. Любая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета только на основе правильно оформленных документов.
В зависимости от степени обобщения учетной информации различают следующие виды бухгалтерских документов: 1) первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402); 2) регистры бухгалтерского учета (ст. 10); 3) документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 14).
1. Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, складах, в цехах и т.п. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а также контроль сохранности всех форм собственности.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона № 402). В соответствии с ч. 5 ст. 9 данного Закона первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Под электронной подписью понимается информация, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным способом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63 "Об электронной подписи").
Документы, изготовленные бумажным и электронным способом, имеют одинаковую юридическую силу. Экономические субъекты могут обмениваться электронными документами между собой, например получать и выставлять счета-фактуры в соответствии с требованиями приказа Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.
Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации. Он же по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи этих документов.
Денежные, расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не принимаются к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, оформление которых определено отдельными указаниями Минфина России).
Подписи лиц необходимы для их идентификации. В связи с этим в кредитных организациях имеются образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать банковские и расчетные документы.
Основным условием принятия первичного документа к учету является наличие в нем реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402.
К первичным документам относятся: накладная, приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение, инвентарная карточка учета основных средств, лицевой счет, наряды, авансовый отчет, счет-фактура, приходный ордер (для материальных ценностей), лимитно-заборная карта, требование на отпуск материалов и др.
Следует отметить, что при оформлении бухгалтерских документов, составлении проводок, а также при записи операций в учетные регистры могут быть допущены случайные ошибки.
Исправление в первичном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона № 402). Исправления допускаются по согласованию с участниками хозяйственных операций. Не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.
2. Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам операций) предназначены для своевременной регистрации, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных носителях.
За правильность отражения данных в регистрах бухгалтерского учета несут ответственность лица, составившие и подписавшие данный регистр. Ответственность за правильность составления Главной книги (оборотной ведомости по синтетическим счетам), а также за сохранность регистров бухгалтерского учета и защиту зарегистрированных в них данных несет главный бухгалтер или другое лицо, специально назначенное руководителем экономического субъекта.
Не допускаются пропуски и изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 Закона № 402).
Порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование счетной техники, построение документов и схема документооборота характеризуют форму счетоводства или форму бухгалтерского учета. В соответствии с ч. 5 ст. 10 Закона № 402 формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров для организаций государственного сектора устанавливаются бюджетным законодательством РФ
К бухгалтерским регистрам относятся: бухгалтерские книги (Главная книга, кассовая книга), журнал-ордер, карточки, свободные листы (ведомости), табуляграммы.
3. Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных видов).
Бухгалтерская отчетность как система показателей группируется в определенные формы и характеризует финансовохозяйственную деятельность предприятия за отчетный период. Образцы форм бухгалтерской отчетности утверждены для экономических субъектов, за исключением кредитных организаций, государственных (муниципальных) учреждений, приказом Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н.
Годовая бухгалтерская отчетность экономического субъекта (за исключением кредитных организаций, государственных (муниципальных) учреждений), состоит:
- а) из бухгалтерского баланса;
- б) отчета о финансовых результатах;
- в) приложений к ним, предусмотренных нормативными актами (отчеты о движении капитала, денежных средств, целевом использовании средств).
Для отдельных структур: некоммерческих организаций, организаций государственного сектора, ЦБ РФ, – законодательством предусмотрен другой состав бухгалтерской отчетности (ч. 2, 4, 5 ст. 14 Закона № 402). Формы отчетности утверждены: для учреждений государственного сектора – приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33; для кредитных организаций – Банком России от 26 марта 2007 г. № 302-П. Состав бюджетной отчетности регламентируется ст. 264.1 Бюджетного кодекса РФ от 31 июля 1998 г. № 145-ФЗ.
Наряду с бухгалтерской отчетностью в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 208-ФЗ "О консолидированной финансовой отчетности" составляется консолидированная отчетность. Под консолидированной финансовой отчетностью понимается систематизированная учетно-экономическая информация, отражающая финансовое положение, финансовые результаты деятельности и изменение финансового положения организации и иностранной организации, группы организации в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности.
Бухгалтерская отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. Сроки ее предоставления – не позднее трех месяцев после окончания отчетного года.
В отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности не может быть установлен режим коммерческой тайны (ч. 11 ст. 13 Закона № 402), поскольку она не имеет коммерческой ценности, может быть известна третьим лицам после ее опубликования и в соответствии с законодательными положениями экономический субъект не принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Классификация бухгалтерских документов осуществляется по двум основаниям: 1) экономическому – в зависимости от их роли и значимости в учетном процессе; 2) правовому – в зависимости от качественных характеристик, которые позволяют их использовать при выявлении необоснованных отклонений от документооборота, а также в качестве доказательств при установлении признаков противоправной деятельности.
По первому основанию все применяемые в учете документы классифицируются по назначению, отражению и охвату хозяйственных операций, количеству учитываемых позиций, месту составления и способу исполнения.
По назначению различают документы распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат указание руководящих работников исполнителям хозяйственной операции (приказ, распоряжение, доверенность). Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции (накладная, акт на списание ценностей, отчет кассира, платежное требование). Для материально ответственных лиц эти документы служат оправданием выдачи или получения каких-либо материальных ценностей. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании исполнительных и распорядительных документов как для их обобщения, так и в целях использования в учетном процессе (группировочные ведомости, мемориальные ордера, справки, расчеты, карточки и т.д.). С помощью комбинированных документов (кассовые ордера, авансовые отчеты) осуществляется несколько последовательных операций. Например, расходный кассовый ордер содержит подпись (распоряжение), указание распорядителя кредитов о выдаче денег и подтверждение об их выдаче из кассы и о получении (подпись кассира и получателя).
По порядку отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы отражают конкретные хозяйственные операции и образуют основу текущего учета (накладные, чеки, кассовые ордера, счета-фактуры). Сводные документы составляются на основе первичных и обобщают их (кассовый отчет, отчет о расходе материалов и т.п.).
По способу охвата операций принято выделять разовые документы, которые отражают выполнение хозяйственной операции за один прием (чеки, платежные требования), и накопительные, составляемые в несколько рабочих этапов и отражающие однородные операции за определенный период времени (лимитнозаборная карта, накопительная ведомость, табели учета рабочего времени).
По количеству учитываемых позиций документы подразделяются на однострочные, имеющие одну учетную позицию, и многострочные (расчетно-платежная ведомость).
По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы отражают совершение хозяйственных операций внутри предприятия (накладные, кассовые ордера и т.д.), а внешние – взаимоотношения предприятия со своими партнерами по экономической деятельности. Данные документы поступают от сторонней организации (платежное поручение, счет-фактура).
По способу исполнения различают документы, составляемые: а) ручным способом; б) механизированным способом, т.е. исполненные на пишущей машинке или персональном компьютере. Законодатель не делает различий в юридической значимости между обычным (бумажным) и электронным документами.
По второму основанию в юридической практике выделяют доброкачественные (полноценные) и недоброкачественные документы.
Доброкачественными (полноценными) признаются документы, отвечающие требованиям ст. 9 Закона № 402. Для классификации документов по качественным признакам целесообразно использовать следующие критерии доброкачественности документов.
1. Формальный критерий предусматривает составление документа по определенной форме. В России широко применяются типовые межведомственные формы различных первичных документов. Экономические субъекты используют их на различных участках финансово-хозяйственной деятельности, отражая ту или иную операцию на бланках соответствующих первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты, начиная с наименования хозяйствующего субъекта и заканчивая подписями лиц, оформлявших и санкционировавших данную хозяйственную операцию.
Одним из наиболее грубых нарушений, отрицательно влияющих на защитные функции бухгалтерского учета, является так называемая "инверсия", т.е. составление взаимосвязанных документов в обратной последовательности. Например, документы о поступлении готовой продукции из цеха на склад (акт приемки-передачи, накладная внутрихозяйственного назначения, реестр сданной на склад готовой продукции и т.д.) составляются позднее и на основе накладных об отпуске этой же продукции покупателям, в результате чего появляется неучтенное количество готовой продукции на складе. Приданном порядке изъятие ценностей на любом промежуточном этапе (на складе продукции) не вызовет недостачи или несоответствия в документах. Такое нарушение может рассматриваться как условие, способствующее совершению противоправных деяний.
- 2. Критерий законности подразумевает, что хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию и санкционирована уполномоченными должностными лицами. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Контроль соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ должен обеспечивать главный бухгалтер.
- 3. Критерий действительности заключается в необходимости отражения в документе реальной хозяйственной операции, объемов операции, даты, данных лиц, участвующих в ней, и др. Своевременное и реальное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию должны обеспечивать лица, оформившие документ.
Бухгалтерские документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных требований, являются недоброкачественными.
Недоброкачественные документы в зависимости от нарушенных требований можно разделить на три группы:
- 1) неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (подписи, даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом). Подобные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету;
- 2) отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.). Данные документы отражают как незаконность содержания операции (передача материальных ценностей без законного основания), так и нарушения технологии учетной работы (отпуск товаров сверх указанного в накладных количества);
- 3) отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие "фиктивный документ" (от лат. fictio – вымысел) – это вымышленный первичный документ, подлинного аналога которого не имеется. Данный документ может быть изготовлен от имени как несуществующей организации, так и реально существующей. Он может быть зарегистрирован в сводном документе, но в действительности никогда не существовал. В связи с этим фиктивный документ не может рассматриваться как поддельный, поскольку нельзя подделать то, чего не существовало.
Поскольку бухгалтерские документы несут в себе информацию о движении денежных средств и товарно-материальных ценностей, они могут быть бестоварными или безденежными. Безденежным документом является расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю.
Бестоварными называются содержащие все реквизиты документы (накладная, счет-фактура), по которым в действительности передача товара не осуществлялась.
Оформление бестоварных документов может осуществляться с целью:
- – представления подложных данных о фактическом расходовании сырья и материалов на производство с последующим их хищением;
- – выдачи сторонним предприятиям и фирмам заведомо фиктивных документов для прикрытия их противозаконных действий;
- – составления фиктивных или изменения подлинных документов в целях сокрытия недостачи материальных ценностей, образовавшейся вследствие хищения.
Безденежные документы могут использоваться подозреваемыми с целью сокрытия излишков и недостач.
При исследовании документов экспертом-бухгалтером учитывается, что они могут содержать в себе случайные ошибки (дату совершения хозяйственной операции, ее объем и др.), связанные с невнимательностью, неопытностью материально ответственного лица, а также незнанием им основ учетной работы.
Бухгалтерские документы имеют существенное значение при выявлении и расследовании преступлений экономической направленности в связи с тем, что являются носителями юридически значимой информации. Предпосылкой успешного использования различных бухгалтерских документов для предупреждения, обнаружения и раскрытия хищений, должностных и хозяйственных преступлений является знание работниками правоохранительных органов документооборота.
Особое значение имеет умение выявлять признаки подлогов в учетных и бухгалтерских документах. Подлоги могут проявляться в виде несоответствия определенных действий участников кредитно-денежных сделок по времени, месту, отклонений от порядка осуществления учетных операций, установленного нормативными актами, нелогичности и нецелесообразности операции, несоответствия между различными экземплярами одного документа, несоответствия штампов и печатей названию предприятия, подчисток, исправлений и т.п.
Подложные бухгалтерские документы с позиции криминалистической практики делятся на два вида: фальсифицированные (измененные с помощью материального подлога) и содержащие заведомо ложные сведения (составленные посредством интеллектуального подлога).
Материальный подлог (подделка, фальсификация) означает внесение непосредственных изменений в реквизиты документа.
Наиболее типичными видами данного подлога являются: подчистка, дописка, дорисовка, травление и смывание, техническая подделка подписи, подделка печатей и штампов.
Подчистка – механическое уничтожение отдельных записей, знаков, штрихов или реквизитов документов. При этом на месте первоначальных записей выполняются новые или к оставшимся штрихам дописываются отдельные элементы букв, цифр. Признаками подлога, на которые обращает внимание сотрудник милиции, являются: взъерошенность волокон и утончение слоя бумаги (на просвет), остатки штрихов первоначальных записей и различие записей в цветовом оттенке, нарушение разлиновки на бухгалтерском документе.
Дописка, дорисовка – изменение первоначального текста документа путем внесения в него отдельных записей и слов. Дописка (допечатка) включает добавления слов и знаков. Ее признаками являются: нарушение интервалов между словами, строками, наличие записи на полях документа, цветовой оттенок чернил, которыми осуществлена дописка, неестественное расположение текста относительно линии строки. Дописки запятых могут производиться в графе "количество товара" (401 кг изменяется на 40,1 кг). О дорисовке отдельных элементов букв и цифр свидетельствуют извилистость штрихов, нестандартная конфигурация знаков (например, изменение цифр "5" на "6", "3" на "8", буквы "с" на "о") и т.п.
Для выявления фактов дописки, дорисовки цифр, подделки почерка материально ответственных лиц в документах назначается почерковедческая экспертиза.
Травлением и смыванием уничтожается первоначальный текст, как правило, рукописных документов. Признаками данного способа являются: наличие расплывов красителя в штрихах текста, матовых, желтых пятен на отдельных частях документа. Документы, в которых имеются признаки травления, изымаются сотрудниками правоохранительных органов и направляются на исследование в экспертные учреждения, где с помощью люминесценции специалистами просматриваются зоны предполагаемого травления. При неполном травлении или смывании могут быть установлены фрагменты первоначальных записей.
Техническая подделка подписи производится путем ее перекопированния с другого документа. Признаками подделки являются извилистость штрихов, замедленный темп исполнения, следы остановок пишущего прибора, наличие карандашных штрихов подготовки подписи. В настоящее время очень часто встречаются факты подделки гарантийных писем (чаще всего подделки подписи главного бухгалтера, отказывающегося выдать гарантии вследствие плохого финансового состояния предприятия).
Подделка оттисков печатей и штампов производится нанесением оттисков печатями кустарного производства. Признаками могут являться нестандартность букв, различные расстояния между буквами и словами.
Другой вид подлога – интеллектуальный – характеризуется изготовлением документа, правильного по форме, но содержащего факты, полностью или частично не соответствующие действительности (отражение в расходных документах иного товара вместо фактически отпущенного, однако на такую же общую сумму, несоответствие титульного листа устава предприятия его фактическому содержанию и т.д.).
Например, руководитель межотраслевого объединения "Индустрия" изменил содержание законно зарегистрированных положения и устава возглавляемой им организации. Оставив титульный лист с гербовой печатью, он заменил текст, предусматривающий права созданной им организации, дополнив их правом создания, реорганизации и ликвидации объединений и предприятий. В результате этого должностного подлога он получил возможность регистрировать и создавать новые предприятия, обладающие правом юридического лица. При этом в банк он представил поддельные документы и открыл расчетные счета на ряд фиктивных предприятий.
С помощью интеллектуального подлога в документах отражаются ложные сведения об отдельных сторонах действительно совершенной хозяйственной операции. Искажение сведений чаще всего касается суммы денежных средств, количества, качества товара и др. (например, изменение суммы выданных по платежной ведомости денег путем ее завышения и занижение депонированной заработной платы). Лицо, совершающее данный подлог, заранее осведомлено о незаконности совершенной им хозяйственной операции.
Интеллектуальные подлоги устанавливаются при исследовании черновых записей, которые часто ведут материально ответственные лица. Наиболее эффективным приемом выявления данных подлогов является изучение документов и отраженных в них операций, содержания документов, копий или вторых экземпляров.
Признаками подложных документов являются:
- – отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их в меньшем количестве, чем отпущено поставщиком;
- – отсутствие платежного требования-поручения предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;
- – несоответствие данных в документах о движении материальных ценностей и товарно-транспортных накладных;
- – несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;
- – отсутствие транспортных документов (путевых листов), свидетельствующих о перевозке материалов;
- – наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были в приходе, и др.